首 页智慧医院产品观（九）：办公自动化（OA）篇
世上本没有路，走的人多了，便有了路。
同理，用电脑办公的人多了，便有了办公自动化（Office Automation，即OA）。
OA是将计算机网络与现代化办公相结合的一种新型办公方式。如果按照这个定义，以Office为代表的文字编辑处理软件，通过使用机器来代替部分的手工工作，理论上也属于OA的范畴，但毕竟太久远了，不属于本文的讨论范围。
这篇文章的讨论场景主要限定在：身处机构内网环境中，每个工作点位都部署了电脑，如何通过OA系统实现各业务的线上协同办公，从而达到节约时间成本，提高了工作效率等目的。
回顾我在几家医院的工作经历，可以发现OA在不同阶段，不同体量的医院中的差异化发展。
第一家医院是县级二甲医院，终端用户不多。在网络兴起的早期，局域网文件传输和消息群发成为这个体量的医院共性的需求。尽管操作系统自带网络共享功能，也可以通过部署FTP来解决局域网文件传输问题，但毕竟用起来不方便，有一定的门槛，而且无法实现消息群发、协同办公等需求。于是，诞生了像“飞秋”这样的局域网即时通信工具，这可以说是早期OA的雏形。
“飞秋”这款软件的生命力是真的强，虽说早在2013年左右就已停止开发了，但直到现在，我还能时不时地在一些单位（包括医院）的办公环境里看到这款软件躺在屏幕右下角的任务栏里，时不时地还能拉出来用一下。这也源于它的设计理念：单文件、无需安装、兼容性好等。
凡事都有两面性，飞秋的设计理念更多站在个人用户角度：无需安装，打开就用，用完就走。却把管理的难题交给了IT管理部门：飞秋没有服务器端，把各类权限都下放给用户，相当于“上线了飞秋，满足了用户，却架空了信息科”。在小微企业和人数较少的机构内部，内外网物理隔绝的情况下，飞秋很难惹出什么麻烦来。但是，随着用户数量和网络复杂度的增加，整个飞秋网络会显得愈发地“无组织、无纪律”，甚至会引发混乱和安全问题。在一些网管工具中，甚至出现了一键禁用“飞秋”的选项。
第二家医院是一家三甲医院，由于工作关系，我经常去这家医院参观学习，还曾在医院进修了半年，对方用的是腾讯通RTX+本地化私有部署（腾讯公司推出的企业级即时通信平台，官网的最新版本还是2015版，貌似已经停更）。
这也是我第一次遇到真正的企业级OA，当时给我两个深刻的印象：
一是很正规：医院的组织架构一清二楚，各类权限收归信息科，按需分配。有意思的是，在和信息科同事聊天时，他们也提到了飞秋：最初医院用飞秋实现一些基本的办公需求，后来发现，随着医院体量越来越大，业务复杂度高，飞秋开始变得不好用、不好管，容易陷入“上线了飞秋，却架空了信息科”的被动局面。
于是，科里痛定思痛，换了一套正式的、能管得住的OA，也算是赢得一点存在感：至少员工入职后，一项必备的工作是去信息科开通OA账号，离职时也需要去信息科注销账号。
二是很方便：不仅能传文件、发通知，还能签到、审批、管理等等。很多日常的事务性工作被逐一搬上OA，开始线上流转，确实起到了节约时间成本、提高工作效率的目的。而且，很多企业级OA都支持二次开发和插件扩展，在一定程度上也丰富了产品生态。
再后来，我就离开医院去读研了。毕业后还在医疗行业工作，还是会经常找各种机会去各家医院参观学习。
这个时候，医院已经开始进入数字化医院、智能化医院阶段了，各种系统层出不穷，蜂拥而出。相比之下，OA作为一个信息化早期部署的基础设施，自然被挤到边边角角，多少显得有点儿落寞。当然，也有一些显著的变化，比如BS架构（Browser/Server，浏览器-服务器结构）的OA开始成为主流，功能方面也围绕共性的办公需求愈发丰富，限于篇幅，不再赘述。
我始终觉得，当下的OA应用现状，有点儿单薄和可惜：
若要论用户数量，从临床科室到行政机关，从医护人员到管理人员，人人都要用OA，用户覆盖率接近100%。
用户在线率就更不用说了，很多人上班第一件事就是打开OA查看通知、回复邮件、经办事项等，全天保持OA在线状态。
坐拥这样出色的群众基础，以及多年积累的用户习惯，加上很好的触达桌面能力，OA完全有能力实现医院内部“人、事、物、系统”等资源的全面协同，成为医院内网的超级工作平台，而不仅仅停留在通知、邮件、审批等基本办公需求层面。
个人认为，智慧医院时代背景下的OA，有这么几件事可以做：
（1）OA门户化
这个想法来源于医院微信公众号带来的连锁反应。医院微信公众号的日常更新需要稿件，因此医院宣传部门会鼓励科室积极投稿。但公众号（尤其是带银医业务的服务号）栏位有限（详见：《医院信息科该不该办自己的公众号》一文中，订阅号和服务号的区别），对于稿件质量也有一定的要求。这样一来，一些稿件就失去了上镜的机会。
这部分没法上镜的稿件该怎么处理？我和不同医院的宣传部门交流过，大家一致的看法是：出于鼓励和肯定的目的，以及新闻的时效性，应该给这些稿件寻找另一个出口。但出口在哪里？我没看到太好的答案。
直到有一天，我看着浏览器中的OA首页发现，如果去掉通知、邮件等必须关注的内容，实际上屏幕上还有一多半的空间是空着的。这荒废的空间，为什么不利用起来，搞个图文视频滚动的新闻板块呢？稿件素材方面，除了我上面提到的稿件，还有那些散布在各类宣传栏、黑板报上的文案、心得体会等等，其实都花了心思，都值得被数字化。除外，微信公众号上已经上镜的内容，作为医院对外的头条，也可以在OA首页再次曝光，二次强化。再延伸思考一下，很多医院宣传部门在设计全媒体、融媒体中心时，可以考虑将OA门户化作为打造内部媒体中心的重要组成部分。
当然，OA门户化意味着要对系统中的应用、信息、模块等进行一个综合的集成和治理，不是上面这个例子这么简单。限于篇幅，这里只做一个抛砖引玉。
（2）OA智能化
前面已经提到了OA首页利用率不高的问题，闲置的版面不用可以用来做新闻，还可以根据不同用户的行为习惯和工作需要，为用户展示不同的首页板块和内容。分管医疗和分管行政的副院长，在登陆各自OA后看到的首页，应该是不一样的，展示方式也应该不同，是看趋势还是看占比，这些都应该根据用户身份、阶段性的工作重点等予以区分对待。
智能化还有个很好的例子，就发生在我身边：医院有个特点就是各种会议和日程繁多，为了避免误事，我在医院工作养成一个习惯：只要看到OA中有会议通知，就会下意识地打开手机，把它添加到自己的日程提醒应用中，如下图。添加的过程很简单，直接输入“何时开会”即可，橙色字体代表我输入文字的过程中，日程应用会自动识别日期，并添加提醒。
实际上，在很多智能手机的短信设计中，也引用了这种智能识别日期、添加行程的理念。这种理念也可以考虑引入OA，让OA更贴近用户办公场景的个性化需求。
（3）OA模块化
按照模块化的思路去设计OA产品，各功能模块既可以独立使用又相互关联，还可以相互调用。比如，表单设计、工作流程、通知发布等都是独立的模块，既可以单独使用，也可以无缝连接，在工作流转和发布通知的过程中插入表单，实现信息的采集和管理。
移动互联时代确实对OA产生一定影响，传统OA厂商纷纷推出手机端的产品，钉钉、企业微信等应用也开始进入办公领域。
但是，这些影响更多的是拓展应用范围和提升用户体验，并没有对OA产生质的影响。
未来的OA产品，遇到懂行的医院，在落地后，可以在院方的精心调教下，逐步积累和学习，逐渐成为院内管理的神经网络。
也许有一天，那句耳熟能详的话会变为：铁打的营盘，生态的OA，流水的兵。无论是谁接手工作，只要登陆了OA，就可以很快明白“我是什么角色？我在哪个岗位？我该做什么？”，而OA也将作为一个医院内部的数字化顾问，一边忠实地记录讲述，一边积极地指引未来。
